發(fā)布時(shí)間:2016-3-24
(2002年12月4日批準,2003年5月1日實(shí)施)
1 范圍
本標準規范了銀鹽感光材料照片檔案的收集要求、整理程序和保管條件。
本標準適用于各級各類(lèi)檔案室、檔案館的照片檔案管理。
2 規范性引用文件
下列文件中的條款通過(guò)本標準的引用而成為本標準的條款。凡是注日期的引用文件,其隨后所有的修改單(不包括勘誤的內容)或修訂版均不適用于本標準,然而,鼓勵根據本標準達成協(xié)議的各方研究是否可使用這些文件的最新版本。凡是不注日期的引用文件,其最新版本適用于本標準。
GB/T 7156 文獻保密等級代碼
GB/T 15418 檔案分類(lèi)標引規則
DA/T 18 檔案著(zhù)錄規則
DA/T 19 檔案主題標引規則
JGJ 25 檔案館建筑設計規范
中華人民共和國檔案法實(shí)施辦法
國家檔案局關(guān)于機關(guān)檔案保管期限的規定 國檔發(fā)〔1987〕27號
中華人民共和國保守國家秘密法
中華人民共和國保守國家秘密法實(shí)施辦法
3 術(shù)語(yǔ)和定義
下列術(shù)語(yǔ)和定義適用于標準。
?。常?照片檔案 photographic archives
國家機構、社會(huì )組織或個(gè)人在社會(huì )活動(dòng)中直接形成的以靜止攝影影像為主要反映方式的有保存價(jià)值的歷史記錄。照片檔案一般包括底片、照片和說(shuō)明三部分。
?。常?芯頁(yè) photo holder
用以固定照片或底片,并標注說(shuō)明的中性偏堿性紙質(zhì)載體,是照片冊、底片冊的組成單元。
4 照片檔案的收集
?。矗?收集范圍
4.1.1 記錄本單位主要職能活動(dòng)和重要工作成果的照片。
4.1.1.1 領(lǐng)導人和著(zhù)名人物參加與本單位、本地區有關(guān)的重大公務(wù)活動(dòng)的照片。
4.1.1.2 本單位組織或參加的重要外事活動(dòng)的照片。
4.1.1.3 記錄本單位、本地區重大事件、重大事故、重大自然災害及其他異常情況和現象的照片。
4.1.2 記錄本地區地理概貌、城鄉建設、重點(diǎn)工程、名勝古跡、自然風(fēng)光以及民間風(fēng)俗和著(zhù)名人物的照片。
4.1.3 其他具有保存價(jià)值的照片。
?。矗?收集要求
4.2.1 對屬于收集與歸檔范圍的照片,應按照規定定期向本單位檔案機構或檔案工作人員歸檔,集中管理,任何單位或個(gè)人不得據為己有。
4.2.2 對存有真偽疑義的照片應采取必要措施進(jìn)行鑒定。
4.2.3 對反映同一內容的若干張照片,應選擇其主要照片歸檔。主要照片應具備主題鮮明、影像清晰、畫(huà)面完整、未加修飾剪裁等特點(diǎn)。
4.2.4 底片、照片、說(shuō)明應齊全。
4.2.5 底片與照片影像應一致。
4.2.6 對無(wú)底片的照片應制作翻拍底片;對無(wú)照片的底片應制作照片。
4.2.7 照片檔案的移交和征集應符合有關(guān)標準的要求。
4.3 收集時(shí)間
4.3.1 對具有歸檔價(jià)值的照片,其攝影者或承辦單位應及時(shí)整理,向檔案室歸檔,一般不應跨年度。
4.3.2 依照《中華人民共和國檔案法實(shí)施辦法》的規定,照片檔案隨立檔單位其他載體形態(tài)的檔案一起向有關(guān)檔案館移交。在特殊情況下,經(jīng)同級檔案行政管理部門(mén)同意可以提前或延遲移交。
4.3.3 檔案館應按收集范圍隨時(shí)征集零散的對國家和社會(huì )具有保存價(jià)值的照片。
5 照片檔案的整理
?。担?整理原則
照片檔案的整理應遵循有利于保持照片檔案的有機聯(lián)系、有利于保管、有利于提供利用的原則。照片檔案的底片、照片應分開(kāi)存放。
?。担?照片、底片的鑒定
5.2.1 保管期限
保管期限是按照片、底片的價(jià)值劃定的存留年限,分為永久、長(cháng)期、短期三種。對照片、底片保管期限的劃分按照《國家檔案局關(guān)于機關(guān)檔案保管期限的規定》執行。
5.2.2 密級
密級是指照片、底片保密程度的等級。密級的劃定按照《中華人民共和國保守國家秘密法》、《中華人民共和國保守國家秘密法實(shí)施辦法》、GB/T 7156及有關(guān)規定執行。
?。担?底片的整理
5.3.1 底片的編號
底片號是固定和反映底片在全宗內排列順序的一組字符代碼,由全宗號、保管期限代碼、張號組成。其格式如下:
全宗號——保管期限代碼——張號
全宗號:檔案館給立檔單位編制的代號。
保管期限代碼:分別用“1、2、3”或“Y、C、D”對應代表永久、長(cháng)期、短期。
張號:在某一全宗某一保管期限內底片的排列從“1”開(kāi)始的順序編號。
5.3.2 底片號的登錄
5.3.2.1 宜使用鐵筆將底片號橫排刻寫(xiě)在膠片乳劑面片邊處(刻寫(xiě)不下時(shí),前段可不寫(xiě)),不得影響畫(huà)面;也可采用其他方式將底片號附著(zhù)在膠片乳劑面片邊處,不得污染膠片。
5.3.2.2 底片號登錄順序應與照片號登錄順序保持一致。
5.3.3 底片袋的標注
底片放入底片袋內保管,一張一袋。應在底片袋的右上方標明底片號。對翻拍底片,應在底片袋的左上方標明“F”字樣。對拷貝底片,應在底片袋的左上方標明“K”字樣。
5.3.4 底片的入冊
5.3.4.1 底片冊一般由297mm×210mm大小的若干芯頁(yè)和封面、封底組成。
5.3.4.2 應按底片號順序將底片袋依次插入底片冊。
5.3.4.3 芯頁(yè)的插袋上應標明相同的底片號。
5.3.5 大幅底片的放置
對幅面超過(guò)底片冊芯頁(yè)尺寸的大幅底片,應在乳劑面墊襯柔軟的中性偏堿性紙張后,放入專(zhuān)用的檔案袋或檔案盒中,按底片號順序排列。
5.3.6 冊?xún)葌淇急?br>
5.3.6.1 冊?xún)葌淇急眄椖堪ǎ罕緝郧闆r說(shuō)明、立冊人、檢查人、立冊時(shí)間。冊?xún)葌淇急響旁趦詢(xún)茸詈笪恢?。冊?xún)葌淇急硪?jiàn)附錄A。
5.3.6.2 本冊情況說(shuō)明:填寫(xiě)冊?xún)鹊灼睋p、補充、移出、銷(xiāo)毀等情況。對底片冊立冊以后發(fā)生或發(fā)現的問(wèn)題,應由有關(guān)的檔案管理人員填寫(xiě)說(shuō)明,并簽名、標注時(shí)間。
5.3.7 底片冊的封面
底片冊的封面應印制“底片冊”字樣。
5.3.8 底片冊的冊脊
底片冊?xún)约沟捻椖堪ǎ喝谔?、保管期限、起止張號、冊號。底片冊?xún)约挂?jiàn)附錄B。
5.3.9 底片冊的排列
底片冊按照全宗號、保管期限、冊號的順序排列,上架保存。
?。担?照片的整理
5.4.1 照片的分類(lèi)
應在全宗內按保管期限一年度一問(wèn)題進(jìn)行分類(lèi)??缒甓惹也豢煞值恼掌?,也可按保管期限一問(wèn)題一年度進(jìn)行分類(lèi)。分類(lèi)方案應保持前后一致,不應隨意變動(dòng)。
5.4.2 照片的排列
應在分類(lèi)方案的最低一級類(lèi)目?jì)?,按?wèn)題結合時(shí)間、重要程度等進(jìn)行排列。為便于提供利用,照片排列及入冊時(shí)應同時(shí)考慮不同保密等級照片的定位。
5.4.3 照片的編號
照片號是固定和反映每張照片在全宗內分類(lèi)與排列順序的一組字符代碼,由全宗號、保管期限代碼、冊號、張號或全宗號、保管期限代碼、張號組成。照片號有兩種格式:
格式一:全宗號——保管期限代碼——冊號——張號
格式二:全宗號——保管期限代碼——張號
若采用格式二,可選用照片、底片分別編號法或合一編號法(影像相符的照片、底片編號相同)。選用合一編號法宜以照片、底片齊全為基礎。
全宗號:檔案館給立檔單位編制的代號。
保管期限代碼:分別用“1、2、3”或“Y、C、D”對應代表永久、長(cháng)期、短期。
冊號:在某一全宗某一保管期限內照片冊的排列從“1”開(kāi)始的順序編號。
張號:格式中的張號是指照片在冊?xún)鹊呐帕袕摹?”開(kāi)始的順序編號。格式二中的張號是指在某一全宗某一保管期限內照片的排列從“1”開(kāi)始的順序編號。
5.4.4 照片的入冊
5.4.4.1 照片冊一般由297mm×210mm大小的若干芯頁(yè)和封面、封底組成。芯頁(yè)以30頁(yè)左右為宜,有活頁(yè)式和定頁(yè)式兩種。芯頁(yè)格式參考示例參見(jiàn)附錄C。
5.4.4.2 應按照分類(lèi)、排列順序即照片號順序將照片固定在芯頁(yè)上,組成照片冊。
5.4.5 大幅照片的放置
對于照片冊放置不下的大幅照片,可將其放入專(zhuān)用的檔案袋或檔案盒中,按照片號順序排列。如豎直放置,應首先將照片固定在專(zhuān)用的紙板上,再放袋、盒中;如水平放置,照片的堆放高度不宜超過(guò)5cm。以豎直放置為宜。
5.4.6 單張照片說(shuō)明的填寫(xiě)
5.4.6.1 說(shuō)明的格式
說(shuō)明應采用橫寫(xiě)格式,分段書(shū)寫(xiě)。其格式如下:
題 名:
照片號:
底片號:
參見(jiàn)號:
時(shí) 間:
攝影者:
文字說(shuō)明:
5.4.6.2 說(shuō)明的內容
5.4.6.2.1 題名應簡(jiǎn)明概括、準確反映照片的基本內容,人物、時(shí)間、地點(diǎn)、事由等要素盡可能齊全。
5.4.6.2.2 照片號按5.4.3。
5.4.6.2.3 底片號按5.3.1。
若采用照片、底片合一編號法,可不填寫(xiě)底片號。
5.4.6.2.4 參見(jiàn)號是指與本張照片有密切聯(lián)系的其他載體檔案的檔號。其格式如下:
?。ㄏ嚓P(guān)檔案種類(lèi))檔號
注:括號內為選擇性著(zhù)錄內容。
示例1:文書(shū)檔案0113-2-18
示例2:科技檔案G-J-21
照片檔案由檔案室移交至檔案館后,應對其參見(jiàn)號進(jìn)行核對,對與實(shí)況不符的應及時(shí)調整。
5.4.6.2.5 照片的拍攝時(shí)間用8位阿拉伯數字表示,第1~4位表示年,第5~6位表示月,第7~8位表示日。
示例:1953年3月2日寫(xiě)作19530302。
5.4.6.2.6 攝影者一般填寫(xiě)個(gè)人,必要時(shí)可加寫(xiě)單位。
5.4.6.2.7 文字說(shuō)明應綜合運用事由、時(shí)間、地點(diǎn)、人物、背景、攝影者等要素,概括揭示照片影像所反映的全部信息;或僅對題名未及內容作出補充。其他需要說(shuō)明的事項亦可在此欄表述,例如照片歸屬權不屬于本單位的,應注明照片版權、來(lái)源等。
5.4.6.2.8 密級應按GB/T7156所規定的字符在照片周?chē)x一固定空白處標明,使用印章亦可。
5.4.6.3 說(shuō)明的位置
單張照片的說(shuō)明,可根據照片固定的位置,在照片的右側、左側或正下方書(shū)寫(xiě)。
5.4.6.4 大幅照片的說(shuō)明
對大幅照片的說(shuō)明可另紙書(shū)寫(xiě),與照片一同保存。一組聯(lián)系密切的照片中的大幅照片,應隨該組照片一同在冊?xún)染幪?,填?xiě)單張照片說(shuō)明,并注明其存放地址。
5.4.7 組合照片說(shuō)明的填寫(xiě)
5.4.7.1 一組(若干張)聯(lián)系密切的照片按順序排列后,可擬寫(xiě)組合照片說(shuō)明。采用組合照片說(shuō)明的照片,其單張照片說(shuō)明可以從簡(jiǎn)。
5.4.7.2 組合照片說(shuō)明應概括揭示該組照片所反映的全部信息內容及其他需要說(shuō)明的事項。
5.4.7.3 應在組合照片說(shuō)明中指出所含照片的起止張號和數量。
5.4.7.4 同組中的每一張照片均應在單張照片說(shuō)明的左上角或右上角標出組聯(lián)符號。組聯(lián)符號按組依次采用“①“、“②”、“③”……同組中的照片其組聯(lián)符號相同。如冊?xún)戎挥幸唤M照片和其他散片時(shí),組聯(lián)符號采用“①”。組聯(lián)符號不宜越冊。
5.4.7.5 整理照片時(shí)因保管期限或密級的不同,有些同組的照片可能會(huì )被分散到不同的照片冊?xún)?,應在組合照片說(shuō)明中指出這些密切相關(guān)照片的保管期限、冊號和組號。
示例:相關(guān)照片 長(cháng)期-4-⑥
上例中保管期限亦可采用“2”或“C”表示。
5.4.7.6 組合照片說(shuō)明可放在本組第一張照片的上方,也可放在本冊所有照片之前。
5.4.8 冊?xún)葌淇急?br>
按5.3.6。
5.4.9 照片冊的封面
照片冊的封面應印制“照片冊”字樣。
5.4.10 照片冊的冊脊
照片冊?xún)约沟捻椖堪ǎ喝谔?、保管期限、冊號、起止張號?br>
照片冊?xún)约沟母袷剑赫掌枮楦袷揭坏恼掌瑑詢(xún)约挂?jiàn)附錄B中的照片冊?xún)约梗ㄒ唬?;照片號為格式二的照片冊?xún)约挂?jiàn)附錄B中的照片冊?xún)约梗ǘ?br>
5.4.11 照片冊的排列
照片冊按照全宗號、保管期限、冊號的順序排列,上架保存。
?。担?照片檔案目錄的編制
5.5.1 目錄的著(zhù)錄
5.5.1.1 著(zhù)錄項目
照片檔案目錄的著(zhù)錄項目包括:照片號、底片號、題名、時(shí)間、攝影者、備注、參見(jiàn)號、冊號、頁(yè)號、組內張數、分類(lèi)號、項目號、主題詞或關(guān)鍵詞、密級、保管期限、類(lèi)型規格、檔案館代號、文字說(shuō)明等。
5.5.1.2 條目的著(zhù)錄單位
以照片的自然張或若干張(一組)為單位著(zhù)錄成為照片檔案目錄的條目。
5.5.1.3 組合照片的著(zhù)錄
5.5.1.3.1 以一組照片為單位著(zhù)錄時(shí),題名應根據題名擬寫(xiě)要素,簡(jiǎn)明概括、準確反映一組照片的基本內容。
5.5.1.3.2 以一組照片為單位著(zhù)錄時(shí),照片號、底片號、頁(yè)號均應著(zhù)錄起止號;時(shí)間應著(zhù)錄起止時(shí)間:參見(jiàn)號、攝影者可以著(zhù)錄多個(gè)。
5.5.1.4 大幅照片的標注
對于大幅照片、底片,應在備注欄內注明“大幅”和存放地址。以一組照片為單位著(zhù)錄時(shí),還應在備注欄內注明其中所含的大幅照片的照片號、底片號。
5.5.1.5 著(zhù)錄與標引的要求
照片檔案著(zhù)錄與標引的方法和要求,應按照DA/T 18、GB/T15418、DA/T19執行。
5.5.2 目錄的編制
5.5.2.1 目錄種類(lèi)
照片檔案目錄種類(lèi)包括冊?xún)饶夸?、基本目錄、分?lèi)目錄、主題目錄、攝影者目錄等。
5.5.2.2 基本目錄
照片檔案基本目錄的必備項目是:照片號、題名、時(shí)間、攝影者、底片號、備注,可根據需要增加項目?;灸夸浀臈l目應按照片號排序。照片檔案基本目錄參考示例參見(jiàn)附錄D。
5.5.2.3 冊?xún)饶夸?br>
冊?xún)日掌夸洖檫x擇性目錄。其組成項目是:照片號、題名、時(shí)間、頁(yè)號、底片號、備注。冊?xún)饶夸浀臈l目應按照片號排序。冊?xún)饶夸浳挥趦詢(xún)茸钋懊?。冊?xún)日掌夸泤⒖际纠齾⒁?jiàn)附錄E。
6 照片檔案的保管
?。叮?包裝物與裝具
6.1.1 底片袋
底片袋應使用表面略微粗糙和無(wú)光澤的中性偏堿性紙制材料制作,其pH值應在7.2~9.5之間α-纖維素含量應高于87%。
底片袋應使用中性膠粘劑,接縫應在袋邊。
6.1.2 底片冊、照片冊
底片冊、照片冊所用封面、封底、芯頁(yè)均應采用中性偏堿性紙質(zhì)材料制作,其pH值應在7.2~9.5之間,化學(xué)性能穩定,且不易產(chǎn)生碎屑或脫落的纖維。
6.1.3 貯存框架
底片、照片應在能關(guān)閉的裝具中保存,如存儲柜、抽屜、有門(mén)的書(shū)架或文件架等。
貯存柜架應采用不可燃、耐腐蝕的材料,避免使用木制及類(lèi)似材料。木制材料易燃燒、易腐蝕,還可能揮發(fā)出某些有害氣體,促使底片、照片老化或褪色。貯存柜架的噴涂用料應穩定耐用,且對貯存的底片、照片無(wú)有害影響。
對貯存柜架進(jìn)行排列時(shí),應保證空氣能在其內部循環(huán)流通。
6.2 溫度、濕度要求
6.2.1 推薦的存貯最高溫度和相對濕度見(jiàn)表1。
6.2.2 底片、照片應恒溫、恒濕保存。長(cháng)期貯存環(huán)境,24小時(shí)內溫度的周期變化不應大于±2℃,相對濕度變化不應大于±5%。中期貯存環(huán)境,24小時(shí)內溫度的周期變化不應大于±5℃,相對濕度變化不應大于±10%。
6.2.3 所推薦的溫度、濕度條件,應在各單獨的貯存器具內或整個(gè)貯存室內加以保證。